04.12.2015

İTÜ VAKFI TOPRAK YAPILAR ÇALIŞMA GRUBU YÖNETMELİĞİ

Bu metinde Toprak Yapılar Grubu “TYG”, İstanbul Teknik Üniversitesi Vakfı “İTÜ Vakfı” olarak anılacaktır,
İtalik olarak yazılanlar düzeltme ve ektir. Altı çizili olanlar son toplantıda görüşülerek kabul edilen hususlardır.

Tarifler:
Grubun Yasal Statüsü: Toprak yapılar çalışma Grubu’nu İTÜ Vakfı’na başvurusunun Vakıf Yönetim Kurulu’nun 19.03.2013 günkü 398 nolu toplantısında kabulüyle kurulmuş bir çalışma gurubudur.
Grubun Kurucuları:
Toprak yapıları kurumsal çalışmalarla geliştirmek amacıyla bir araya gelen isimleri Madde 5’deki kişilerdir.
Katılımcılar:
Çalışa grubuna katılma istekleri Yürütme kurulunun (5 kişi) olurlu oyu ile kabul edilen gerçek veya tüzel kişilerdir.
Yürütme kurulu:
Çalışma grubunun yetkili organıdır.
Birimler:
Yürütme kurulunun alt organlarıdır. Birimler Yürütme kurulunun verdiği görevle ilgili hazırlık ve çalışmaları yaparlar.
Çalışma komisyonları:
Birimlerin alt çalışma gruplarıdır. Belirli konularda ayrıca kurulabilirler.( Bkz 7.4)
Toprak yapı kavramı:
Toprağın pişirilmeden yapı malzemesi olarak kullanıldığı her türlü yapı ve yapı bileşenini kapsar.

1. MADDE – ÇALIŞMA GRUBUNUN AMACI

Çalışma grubu, toprak yapı kültürünü korumak, toprak yapıların kalitesini iyileştirmek, toprak yapı teknolojilerini geliştirmek ve ülkede toprak yapı uygulamalarını yaygınlaştırmak amacı ile kurulmuştur.

2. MADDE – GRUP TARAFINDAN SÜRDÜRÜLECEK ÇALIŞMA KONULARI VE BİÇİMLERİ

2.1-Toprak yapıların geliştirilmesini sağlayacak çalışma ve araştırmalar yapmak, Türkiye’nin mevcut toprak yapı kültürünü korumak, toprak yapı alanında yapılmakta olan çalışmaları derlemek, elde edilen her türlü bilgi, belge ve yayınlarla toprak yapılara ait bir dokümantasyon merkezi oluşturmak. İlgili konularda çalışan öğrencilere burs vermek. Afet öncesi ve sonrası toprak yapılarda zararın azaltılmasına yönelik çalışmalar yapmak, elde edilen bilgileri kamu ve yetkili kurumlarla paylaşmak.

2.2- Toprak yapıların özellikleri ve yapım olanaklarıyla ilgili bilinmesi gerekenleri geniş çevrelere iletilmek, toplumda ve bürokraside toprak yapılara karşı yerleşmiş olan yanlış imajı silmek için seminer, konferans ve panel gibi eğitim çalışmaları düzenlemek, atölye çalışmaları ve/veya bu tür proje ve organizasyonları yapmak, katılmak ve desteklemek.
2.3- Üniversiteler düzeyinde konu ile ilgili çalışma grupları, araştırma merkezlerinin kurulmasını desteklemek, toprak yapılarla ilgili konularda çalışanlarla ilişki kurmak, çalışmalara katılmak ve/veya desteklemek.
2.4-Toprak yapı teknolojisi ile ilgili mevcut standartları, yasa ve yönetmelikleri izlemek, resmi ya da özel kurum ve kuruluşlarla işbirliği yaparak ilgili standartların güncelleştirilmesi ve yenilenmesi için önerilerde bulunmak, yasal düzenlemeler yapılmasına katkıda bulunmak.
2.5-Çalışma grubuna gerçek veya tüzel kişilerce bilgi edinme amaçlı yapılacak başvuruları nasıl bir prosedürle destekleyeceğini ve değerlendireceğini belirleyen belgeleri hazırlamak.

3. MADDE – KATILIMCILARIN GRUBA KATILMA KOŞULLARI VE İŞLEMLERİ

Yürütme kurulu ve/veya katılımcılardan en az 1 kişinin tavsiyesi ile, mevzuatın öngördüğü koşulları taşıyan, Çalışma grubunun amaç ve ilkelerini benimseyen ve grubun amaçları doğrultusunda çalışmayı arzu eden gerçek ve tüzel kişiler, ilgili (Bkz: Ek.1) formu doldurarak, başvuru yapabilirler.
Yürütme kurulu başvuruları inceleyerek 5 kişinin olurlu oyu ile karara bağlar. Talebi kabul edilenler Katılımcı statüsünde Grup bünyesinde yer alırlar. Başvurular şahsen veya İnternet üzerinden yapılabilir. Yürütme kurulu, çalışmalarında yararlı olacağını düşündüğü gerçek veya tüzel kişileri Katılımcı olmaya davet edebilir.

4. MADDE – ÇALIŞMA GRUBU VE ORGANLARI

Çalışma grubu, kurucular ile katılımcılardan oluşur.
Çalışma grubunun organları aşağıda gösterilmiştir.
1- Yürütme Kurulu ve oluşturduğu birimler
2- Belirli bir konu için kurulan çalışma komisyonları
3- Danışma Kurulu

5. MADDE – YÜRÜTME KURULUNUN OLUŞUMU

5.1- Aşağıda isimleri yazılı kurucu 7 üye yürütme kurulunu oluşturur.
1- Ali Parsa
2- Alp Akman
3- Burhan Çiçek
4- Evrim Solhan
5- Murat Kafescioğlu
6- Necdet Genç
7- Ruhi Kafescioğlu
5.2- Herhangi bir nedenle yürütme kurulunda bir üye eksikliği olduğunda ;
Üyelerden en az ikisinin önerisi ile,
Katılımcılardan veya dışarıdan toprak yapılara ilgi duyan ve bu konuda çalışmalar yapmış isimler üye adayı olarak önerilir. Önerilen üyelerden gizli oyla 1. Turda 2/3 veya daha fazla oy alan varsa seçilmiş sayılır. Yoksa en çok oy alan 2 adaydan birisi 2/3 (5 kişi) olurlu oyu ile seçilir ve davet edilir.
5.3- Bir seçim döneminde mazeret bildirmeden 6 defa toplantılara katılmayan üyenin durumu saptanarak yürütme kurulu üyeliği düşürülür. Bir dönemde (hukuki durumlar, sağlık, afet, eğitim) nedenleri ile 6 aydan daha uzun süreyle toplantıya katılmayan katılamayan üye hakkında görüşme yapılarak Yürütme kurulu üyeliğinin düşürülmesine veya askıya alınmasına karar verilir. Üyeliği düşürülen kişi, isteği doğrultusunda katılımcı olarak kalabilir.
(Mazeretli veya mazeretsiz katılmama durumu arasındaki fark gözetilerek bu ara formül önerilmiştir) Üyelerin tensibine sunulur.

6. MADDE – YÜRÜTME KURULUNUN GÖREV VE YETKİLERİ

6.1-Yürütme kurulu, Çalışma grubunun faaliyetleri ile ilgili her alanda karar alan yetkili organıdır. Tüm çalışmaları karara bağlar, organize eder ve grubu temsil eder.
6.2. TYG yürütme kurulu üyeleri başkanı (2) sene süre için üye tam sayısının 2/3 (5 kişi) çoğunluğu ile seçilir. Süresi dolan başkan 2 defa tekrar seçilebilirler.
6.3. Yürütme kurulu, başkanın veya yardımcısı veya görevlendirdiği kişinin katıldığı, en az tam sayısının yarıdan bir fazlası ile toplanır. Başkanlıkça hazırlanmış olan gündem toplantıdan 3 gün önce tüm üyelere iletilir. Üyeler ek gündem maddelerini bildirirler. Ancak acil ve önemli konular toplantı sırasında teklif edilerek gündemin son şekli oylanarak belirlenir. Toplantı sırasında alınan kararlar kaydedilir. 1 hafta içerisinde redaksiyonu yapılarak üyelere e-posta yolu ile iletilir. 1 hafta içinde herhangi bir itiraz olmaz ise tümü ile kabul edilmiş sayılır. İtiraz var ise bir sonraki toplantıda tekrar görüşülerek karara bağlanır. Kesinleşen kararlar bir sonraki toplantıda üyelerce imzalanır.
6.4- Yürütme kurulu, dönemin koşullarına göre gerekli Birimleri kurar, birimlerden gelen talepleri göz önünde tutarak çalışma alanlarını tanımlar ve sınırlarını belirler.
6.5- Yürütme Kurulu çalışmalarını, üyelerinden bir veya ikisi ile Katılımcılardan davet ettiği kişilerle oluşturduğu, belirli görevleri üstlenen Birimler vasıtası ile yürütür. Kurul, rutin ve günlük işlerin gereğine göre oluşturacağı Birimlerin çalışmalarını düzenler. Birimler Yürütme kurulunun verdiği görevlerle ilgili hazırlıkları ve çalışmaları yaparlar. Kurulun verdiği kararların uygulanmasını, takip ederler ve denetlerler, kurula bilgi verirler. Birimler belirli bir konudaki çalışmaları yürütmek için gerektiğinde başka birimlerden yardımcı eleman alabilirler, çalışma komisyonları kurarlar.
6.6- Kurulması Ön Görülen Birimler;
1- Eğitim Çalışmaları Birimi
2- İdari ve Mali İşler Birimi
3- Teknik Çalışmalar ve Proje Geliştirme Birimi
4- Tanıtım Birimi
5- Dijital Medya Birimi

7. MADDE – TYG ORGANLARININ GÖREV VE YETKİLERİ

7.1. Başkanın Görev Ve Yetkileri;
TYG’yi temsil eder.
Başkan grup üyelerinden birini yardımcısı olarak seçer.
Başkan grubun yaptığı çalışmaların tamamından 1. Derecede sorumludur.
Toprak yapıları topluma ve resmi kurumlara benimsetmek ve tanıtmak amacı ile çalışmalar yürütür, benzer kişi ve kurumlarla, grubu bağlayıcı nitelikte olmayan, ilişkiler kurabilir.
Birimlerin çalışmaları için gereksinimlerini ve birbirleri arasında koordinasyon sağlar.
Yürütme kurulunu en az ayda 1 defa ve ya gerektiğinde toplantıya davet eder, gündemini hazırlar.
İki üyenin talebi halinde başkan yürütme kurulunu toplantıya davet eder.
7.2.Başkan Yardımcısının Görev Ve Yetkileri;
TYG’yi temsil eder.
Başkanın verdiği görevleri yapar.
Çalışma Birimleri ile başkan arasındaki çalışmaların uyumunu sağlar.
Başkan olmadığı zaman üyeleri toplantıya davet eder, gündemi tespit eder.
7.3 – Birim Sorumluları Görev Ve Yetkileri
Birimler yürütme kurulunun, dönemin koşul ve gereklerine göre, belirlediği alan ve sınırlarda çalışmalarını yürütürler, gruba bilgi verirler. Yürütme kurulunun verdiği görevleri ve hazırlık çalışmalarını yaparlar.
( Birimlerden Gelecek Önerilere Göre çalışma alanlarının tanılanması ve sınırları yürütme kurulunda düzenlenecek )
7.4 – Birimler Dışında Belirli Bir Konu İçin Kurulacak Çalışma Komisyonlarının Görev ve Yetkileri
Yürütme kurulu üyeleri veya başkanın teklifi ile belirli bir konunun incelenmesi amacı ile, yürütme kurulu üyeleri ve katılımcıların oluşturduğu komisyonlar kurulur. Kurulacak komisyonların üye sayısı ve çalışma süresi yürütme kurulunca belirlenir. Grup dışındaki çeşitli branşlardaki kişiler de komisyon çalışmalarına davet edilebilirler. Komisyon belirlenen sürede konu ile ilgili tavsiye niteliğindeki raporunu hazırlayarak yürütme kuruluna sunar. Rapor yürütme kurulunda görüşülerek kesinleştirilir ve bu doğrultuda gereken önlemler alınır.
7.5 – Danışma Kurulunun Görev Ve Yetkileri
12. Maddede belirtilmiştir.

8. MADDE – GENEL HÜKÜMLER ( YÜRÜTME KURULU ÜYELERİ VE TÜM KATILIMCILAR)

8.1- Yürütme kurulu üyeleri TYG programı çerçevesinde yer alan konular hakkında çeşitli kişi veya kurumlarla bilgi almak, vermek ve tanıtım yapmak amacı ile ilişki kurabilir. Kurumu bağlayıcı nitelikte görüşme yapamaz. Bu ilişkiler hakkında yürütme kurulana önceden bilgi verir. Kurulda alınan kararlar doğrultusunda ilişkiler yürütülür.
8.2- TYG yürütme kurulu toplantılarına, ikinci kurum ve kişiler, TYG yürütme kuruluna bilgi verilmeksizin davet edilemez.
8.3- Tanıtım konusunda yürütme kurulu üyeleri ve tüm katılımcılar ancak TYG Yürütme Kurulunu bilgilendirmek ve onayını almak şartıyla;
-Resmi makam, dernek, yayın organı veya diğer tüm tüzel kişiliklere duyuru yapabilir, ilan verebilir / kaldırabilir.
– TYG’ yi temsilen davet ve toplantılara katılabilir, organizasyon yapabilir, TYG kimliğiyle açıklamada bulunabilir.
Ayrıca;
– Web sitesi ve sosyal medya hesabı kuramaz, kapatamaz.
– Kurumsal özel bilgileri hiçbir kişi ve kuruluşla paylaşılamaz.
8.4- TYG Yürütme kurulu üyeleri veya TYG katılımcıları TYG bünyesinde yaptıkları çalışmalar üzerinden kişisel fayda sağlayacak girişimlerde bulunamazlar. Kendilerine yapılan iş teklifleri konusunda Yürütme Kurulu ve ilgili birimi bilgilendirirler. İzlenecek yol, Yürütme kurulu kararıyla belirlenen formül ve tarifelere göre karara bağlanır.
8.5- Herhangi birim mensubunun 7. ve 8.1., 8.2., 8.3., 8.4. Maddelerindeki çalışma tanımı ve sınırları dışına çıktığı ve kuruma ait bilgileri kurumun kurallarına aykırı olarak kullanıldığı kanısında olan üye, konuyu yazılı olarak başkana bildirir. Başkan konuyu ilk toplantıda gündeme getirir. Bir sonraki toplantıda üyenin savunması alınır. Konu görüşülerek durum tespiti yapılır. Salt çoğunlukla (4 kişi) yetki sınır ihlali tespit edilirse, ilgili kişiye uyarı yazısı yazılır (oylama gizli yapılır). 3 defa üst üste uyarı alan kişinin yürütme kurulu VEYA KATILIMCI üyeliği düşürülür ve ilgiliye bildirilir. TYG ile ilişkisi kesilir. 8.4. Maddesi için 1 kerelik uyarı yeterli olacaktır.

9. MADDE – KATILIMCILARIN ÇALIŞMA DÜZENİ

Katılımcılar, yürütme kurulunun davetiyle ilgilendikleri Birimlere katılırlar. Birimler ve Yürütme kurulunca kurulan Çalışma komisyonlarında görev alırlar. Danışma Kurulu’nun doğal üyesidirler. Yürütme Kurulu’na çalışma önerilerini sunarlar ve bununla ilgili altyapıyı hazırlarlar.
9.1- Yürütme Kurulu veya katılımcılarının önerisiyle belirli konularda kurulan komisyonlarda görev alırlar, gerekli çalışma ve araştırmaları yaparlar.
9.2- Komisyonların çalışmaları, Yürütme kurulu ile birlikte koordine edilir.
9.3- Katılımcılar yürütme kurulu onayı ile çalışmalarla ilgili yayın yapabilirler.
9.4- Çalışma grubundan istenilen getirisi olan işler yürütme kurulunca düzenlenecek esaslar çerçevesinde gerçekleştirilir.

10. MADDE – ÇALIŞMA GRUBU FAALİYETLERİNİN TANIMI

İTÜ Vakfı ile idari ve mali ilişkiler, vakıf ana sözleşmesi çerçevesindeki hükümlere göre yürütülür. Faaliyetler, 2 ana başlık altında toplanır.
10.1- Grup tarafından düzenlenen faaliyetler (Getirisi olan / olmayan faaliyetler);
Seminer, konferans, uygulamalı kurs vb. eğitim faaliyetleri, Ar- Ge çalışmaları,
10.2. Gruba yapılan başvurular;
10.2.1. Danışmanlık ve kontrollük işleri; Yatırımcı yüklenicinin gruba başvurusu ile yürütme kurulu tarafından karara bağlanır, gruba bağış yolu ile çalışma yapılır.
10.2.2. Proje ve uygulama işleri; Madde 8.4. kapsamında değerlendirilir.

11. MADDE – GRUBUN GELİR KAYNAKLARI

Grup madde 2’ de açıklanan amaçlarını ve diğer aktivitelerini gerçekleştirmek için yapacağı harcamaları, Toprak yapılar çalışma grubuna yapılan bağışlardan Vakıf hissesi ayrıldıktan sonra, kalan miktardan karşılar.
11.1- Yurt içindeki veya dışındaki Kurucular ve katılımcı gerçek kişilerin girişte en az 240 TL. ve yıllık aidat olarak en az 240 TL bağış taahhüt ederler. (Öğrenciler giriş ve yıllık bağış yapmazlar) Katılımcı tüzel kişilerin bağış taahhütleri, Yürütme kuruluyla görüşülerek belirlenir.
11.2 Yurt içinden ve dışından fonların yapacağı bağışlar
11.3 Grup adına yapılacak danışmanlık, proje, uygulama hizmetlerinden sağlanan gelirlerin, kesintilerden sonra kalan miktarı.
11.4 Grup adına yapılacak teknik geziler ve benzeri çeşitli sosyal aktivitelerden sağlanacak gelirlerden kalan miktarlar.
11.5- Yapılan eğitim faaliyetlerinden elde edilen gelirler.
11.6- Kitap, dergi, poster gibi hazırlanmış belgelerin satışından elde edilen gelirler.

12. MADDE – DANIŞMA KURULU

Danışma kurulu, Yürütme Kurulu, Katılımcılar ve davetlilerinden oluşur. Yılda en az bir kere Ocak ayında; gerektiğinde Yürütme Kurulunun davetiyle toplanır, Yürütme kurulu başkanı toplantıyı açar. Toplantı yönetecek başkan ve iki sekreter seçilir. Kurul oy çokluğuyla tavsiye niteliğinde kararlar alır. Yürütme Kurulunun hazırladığı o yılki çalışmalar ve bir sonraki yılda yapılacak işleri içeren rapor görüşülür. Yeni yıl çalışma programı üzerinde üyeler görüş ve önerilerini açıklarlar. Görüşmeler sonunda yeni yılın çalışma programında yer alması istenen konuları oylayarak belirlenir. Sonuç bildirisi ve tutanaklar Yürütme Kuruluna sunulur.
13. MADDE – YÖNETMELİĞİN DEĞİŞME KOŞULLARI
Yönetmelikte değişiklik yapılması gerektiğinde, öneriler görüşülerek tam üye sayısının 2/3 (5 kişi )çoğunluğu ile karara bağlanır. Yeni alınan kararlar yönetmeliğin diğer maddeleri ve genel felsefesiyle uyumlu olup olmadığını belirlemek amacıyla acil bir durum olan hususlar varsa o toplantıda tekrar görüşülür. Acil bir durum yok ise gerekli hazırlıkların tümü yapılarak bir sonraki toplantıda değişikliklerin tümü görüşülerek 2/3 (5 kişi) çoğunlukla karara bağlanır.

14. MADDE – TYG’NİN FESH VE MAL VARLIĞININ TASFİYE KOŞULLARI

Fesih durumunda TYG hesabında birikmiş olan miktar, İTÜ VAKFI öğrenci bursları hesabına bağış olarak aktarılır.